Со временем важные деловые документы, такие как письма, контракты или проектная документация, могут достигать значительных объемов и занимать драгоценное и дорогое место для хранения. Более того, ручной поиск релевантных данных может потребовать неисчислимого количества времени сотрудников. Архивная служба https://bookbinding-service.ru/archiving помогает организациям экономить на средствах организации, сокращать рабочее время и значительно ускорять бизнес-процессы, превращая деловые документы в цифровые записи, которые можно электронно архивировать, эффективно управлять и легко получать к ним доступ.
Эффективное управление документами
Оцифрованные и проиндексированные документы можно экспортировать в систему управления документами и автоматически сохранять в соответствующих цифровых библиотеках, где их использование отслеживается, документируется и управляется.
Простое повторное использование печатного текста
Первоначально напечатанный контент можно редактировать и повторно использовать в Microsoft® Word или Excel®, когда он превращается в редактируемый текст. Преобразование бумажных документов в редактируемые форматы экономит работу, затрачиваемую на повторный набор и повторное создание документов.
Найти нужный документ — быстро и легко
Документы, содержащие подходящие ключевые слова в тексте или соответствующую информацию в метаданных, могут быть обнаружены электронными поисковыми системами и отображены в течение нескольких секунд. Нет утомительного ручного поиска релевантной информации на каждой отдельной странице.
Доступ к документам — в любое время из любого места
Цифровые документы могут быть получены в электронном виде из центрального хранилища в любое время и быстро распространены по электронной почте, заменяя физическое копирование или переадресацию печатных копий.